ERP (Enterprise Resource Planning - Kurumsal Kaynak Planlama) sistemleri, bir işletmenin tüm bölümlerinde entegre bir bilgi yönetim sistemini sağlar. Ancak ERP sistemlerinin etkili bir şekilde uygulanabilmesi için işletmenin mevcut süreçlerinin ve ERP sisteminin sunduğu süreçlerin doğru bir şekilde analiz edilmesi ve karşılaştırılması gerekmektedir. Bu analiz aşaması "Fark ve Süreç Analizi" olarak adlandırılır.
1. Mevcut Süreçlerin Belirlenmesi:
Öncelikle mevcut iş süreçleri detaylı bir şekilde belirlenmelidir. Bu süreçte;
• İlgili bölümlerle görüşmeler yapılır.
• İş akış şemaları oluşturulur.
• Mevcut dokümantasyonlar incelenir.
2. ERP Sisteminin Sunduğu Süreçlerin Belirlenmesi:
ERP yazılımı içinde sunulan standart süreçlerin belirlenmesi gerekmektedir. Bunun için;
• ERP yazılımının dokümantasyonu incelenmelidir.
• Yazılım sağlayıcısından eğitim alınabilir.
• Demo ortamlar üzerinde testler yapılır.
3. Fark Analizi:
Mevcut süreçlerle ERP'nin sunduğu süreçler karşılaştırılır. Bu karşılaştırmada;
• Benzerlikler ve farklılıklar belirlenir.
• Uyum sağlanamayan noktalar tespit edilir.
• İşletme için kritik olan ve değiştirilemeyen süreçler saptanır.
4. Özelleştirme ve Uyarlama Kararının Alınması:
Fark analizi sonrasında;
• ERP'nin standart süreçlerine uyum sağlanabilecekse, işletme süreçleri bu standartlara göre güncellenir.
• Eğer ERP'nin sunduğu süreçler işletmenin kritik süreçleriyle uyuşmuyorsa, ERP yazılımı işletmenin süreçlerine uygun hale getirilmelidir (özelleştirme).
5. Eğitim ve Uygulama:
Özelleştirmeler tamamlandığında;
• İlgili bölümlere eğitimler verilir.
• Pilot uygulamalarla sistem test edilir.
• Hatalar giderildikten sonra canlı ortamda kullanıma alınır.
6. Sürekli İzleme ve Geliştirme:
ERP projeleri, canlıya alındıktan sonra da sürekli izlenmeli ve ihtiyaçlara göre geliştirilmelidir.
Sonuç: ERP projelerinde fark ve süreç analizi, projenin başarısı için kritik bir aşamadır. Bu analiz sayesinde işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda en uygun ERP çözümüne ulaşılabilir. Doğru yapılan bir analiz, projenin maliyetini, süresini ve risklerini azaltarak başarı şansını artırır.